Perché è importante avere un messaggio di saluto nella segreteria telefonica?

Il messaggio di benvenuto e di segreteria telefonica sono molto utili per entrare in contatto con i clienti anche quando non è possibile parlare direttamente con loro. È fondamentale, per evitare che i clienti chiudano la chiamata creare messaggi telefonici professionali, che attirino l’attenzione ed incoraggino i clienti a lasciare un messaggio.

Naturalmente, non puoi rispondere immediatamente a tutte le chiamate. Ecco perché dovresti avere messaggi professionali di saluto nel tuo telefono.

4 motivi per cui una segreteria telefonica di qualità può aiutare la tua azienda.

  1. Dimostra attenzione verso il cliente.
    Un messaggio di saluto curato e appropriato dimostra l’interesse verso la richiesta del cliente, ma che al momento sei occupato. Il cliente, in questo modo, verrà rassicurato e saprà che lo richiamerai il prima possibile. Per lui è una motivazione in più per confermare la fiducia nella tua azienda.
  2. Permette al cliente di risparmiare tempo.
    Le persone preferiscono lasciare messaggi, perché è un mezzo più veloce. Con un saluto adeguato, puoi chiedere di esporre le sue richieste senza restare in attesa al telefono o chiamare ripetutamente.
  3. Migliora l’accuratezza della risposta al cliente.
    La segreteria telefonica garantisce che i casi vengano indirizzati alla persona più competente, evitando ripetizioni e passaggi inutili tra i vari operatori. Inoltre, possiamo prepararci al problema con anticipo fornendo una pronta richiamata, molto utile per rafforzare la relazione con il cliente.
  4. Aiuta nella gestione delle chiamate perse.
    Il messaggio lasciato nella segreteria telefonica espone l’urgenza della situazione. È un filtro naturale per le chiamate a elevata priorità. Se un cliente, attuale o potenziale, ti sta chiamando e lascia un messaggio è perché è interessato ai tuoi servizi. Meglio, perciò dare priorità a questi clienti.

Come registrare un messaggio professionale di benvenuto.

Per avere un messaggio di segreteria efficace dovrai seguire una precisa struttura di base. In questo modo raggiungerai il tuo obiettivo e soddisferai il bisogno iniziale del cliente. Ecco gli elementi fondamentali:

  • Saluto iniziale;
  • Il tuo nome e il nome della tua azienda;
  • Il motivo della mancata disponibilità, con una breve spiegazione;
  • Una possibile tempistica riguardo alla richiamata;
  • Una richiesta di nominativo di chi ha chiamato e il motivo della chiamata;
  • Un metodo di contatto alternativo, come l’email;
  • Un richiamo all’azione, come “Lasciare un messaggio dopo il segnale“;
  • Un ringraziamento al chiamante per aver lasciato il messaggio.

Fai attenzione alla qualità dell’audio
Assicurati che non ci siano rumori di fondo durante la registrazione, ricordati di salutare in modo semplice e rivolgendoti alla persona, parla in modo chiaro e lentamente. Ricordati che è una conversazione tra persone, non sei un robot!
Consiglio: se volessi aumentare la qualità dei tuoi saluti, potresti usare la voce di attori professionisti.

Usa frasi corte e incisive
Ricorda che uno degli scopi della segreteria telefonica è di far risparmiare tempo al cliente. Evita di registrare un messaggio di saluto lungo e con elementi poco utili. Sintetizza il messaggio e vai dritto al punto.

Sii cordiale
Prova a sorridere mentre registri il tuo saluto, sorridere mentre parli al cliente crea un’atmosfera amichevole e aperta, anche se non può vederti lo percepirà.


5 esempi di messaggi di saluto telefonico

Per dare l’immagine di un’azienda affidabile è necessario preparare diversi messaggi di saluto personalizzati legati alla tua attività e adatti ad ogni situazione.

Ecco alcuni comuni esempi di messaggi di saluto per la segreteria telefonica.

Consiglio: questi sono modelli di messaggio preimpostati e servono solo a livello generale. Utilizzare uno di questi modelli senza adattarli alla tua azienda non è raccomandato perché non sarebbe la vera voce della tua azienda.

1. Messaggio di benvenuto

Buongiorno, ha chiamato l’assistenza clienti di <nome dell’azienda>. Non possiamo rispondere in questo momento. La invitiamo a lasciare un messaggio, i dati per poterla contattare, e il motivo della chiamata. Un operatore la richiamerà il prima possibile. Può anche visitare il nostro sito web [company website URL] per avere più opzioni di contatto. La ringraziamo per averci chiamato.”

2. Messaggio di attesa personalizzato

“Gentile cliente, i nostri operatori sono al momento occupati. La preghiamo di rimanere in linea, un operatore le risponderà il prima possibile. Se desidera, può lasciare un messaggio. La ringraziamo per la sua pazienza.”

Buongiorno e grazie per aver chiamato ”XYZ”. La preghiamo di rimanere in linea, il primo operatore libero sarà presto a sua disposizione.”

3. Messaggio di chiusura ufficio

Buongiorno, ha chiamato <nome dell’azienda> Non siamo disponibili al momento. I nostri normali orari di apertura sono dalle 9 alle 17, dal lunedì al venerdì. Se desidera maggiori informazioni, visitate il nostro sito www.sitoweb.it. Può lasciare un messaggio con il suo nome, numero di telefono e motivo della chiamata dopo il bip, verrà ricontattato al più presto. Grazie”

“Grazie per aver chiamato <nome dell’azienda>. I nostri uffici sono chiusi. Siamo aperti dalle 9.300 alle 17.00. Se lo desidera, può inviare una mail a info@dominio.com. Grazie e a risentirci!”

4 Messaggio per le festività

 “Buongiorno, <nome dell’azienda> non è disponibile fino al [date]. La richiameremo non appena rientramo al lavoro. In caso di urgenza, inviare un’email a [company email address]. Grazie. Le auguriamo buone feste.”

Grazie per aver chiamato la nome azienda>! Siamo chiusi per festività Natalizie dal 23 dicembre al 7 gennaio 20xx. Vi preghiamo di ricontattarci e vi auguriamo un meraviglioso anno nuovo! Buone feste!

5. Messaggio interattivo

“Buongiorno, grazie per aver chiamato <nome dell’azienda>. Per piacere prema 1 per parlare con l’area tecnica, prema 2 per parlare con l’area commerciale, prema 3 per parlare con l’area amministrazione. Oppure digiti direttamente l’interno desiderato. Grazie.

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